marcin Wykonawca, który przygotowuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej jeszcze w lutym, a składa je dopiero w kwietniu, może się zdziwić, że zasady gry zmieniły się w międzyczasie. Termin na przedstawienie dowodów, forma udziału w rozprawie czy sama organizacja postępowania odwoławczego wyglądają teraz inaczej niż jeszcze rok wcześniej, a brak orientacji w nowych regułach potrafi kosztować utratę możliwości powołania istotnego dowodu. Prawo zamówień publicznych 2026 wprowadza w tym zakresie zmiany, które dotyczą zarówno formy prowadzenia rozpraw, jak i dyscypliny procesowej stron sporu. W dalszej części artykułu omówiono najważniejsze z tych nowości oraz to, co oznaczają one w praktyce dla firm biorących udział w postępowaniach przetargowych.
Co zmienia nowelizacja obowiązująca od marca 2026 roku?
Zmiany, które weszły w życie 13 marca 2026 roku, koncentrują się przede wszystkim na etapie postępowania odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą, choć nowe prawo zamówień publicznych obejmuje również pewne obowiązki po stronie zamawiających na etapie przygotowania postępowania. Ustawodawca postawił sobie za cel usprawnienie procedur oraz dopasowanie ich do realiów, w jakich funkcjonują dziś uczestnicy rynku, przy czym część rozwiązań idzie w kierunku większego formalizmu, a nie uproszczenia. Widać to zwłaszcza w podejściu do materiału dowodowego, gdzie zasada koncentracji dowodów została wzmocniona kosztem elastyczności, do której wykonawcy zdążyli się przyzwyczaić przez ostatnie lata.
Jak wygląda rozprawa zdalna przed Krajową Izbą Odwoławczą?
Jedną z bardziej zauważalnych zmian w prawie zamówień publicznych 2026 jest formalne dopuszczenie prowadzenia rozpraw i posiedzeń przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Skład orzekający oraz protokolant pozostają fizycznie w siedzibie Izby, natomiast strony i uczestnicy postępowania odwoławczego nie muszą osobiście stawiać się w siedzibie KIO i mogą brać udział w czynnościach zdalnie. Warto podkreślić, że decyzja o formie udziału nie jest narzucona odgórnie, ponieważ nawet przy rozprawie prowadzonej zdalnie strony zachowują możliwość wyboru między udziałem online a stawiennictwem osobistym.
Prezes Izby podejmuje decyzję o przeprowadzeniu rozprawy w formule zdalnej, biorąc pod uwagę kilka warunków. Rozprawa lub posiedzenie muszą być jawne, charakter zaplanowanych czynności nie może stać temu na przeszkodzie, a jednocześnie nie mogą występować okoliczności utrudniające przeprowadzenie posiedzenia w tej formie. Dodatkowym warunkiem jest zagwarantowanie pełnej ochrony praw procesowych stron, co oznacza, że tryb zdalny nie może odbywać się kosztem rzetelności całego postępowania.
Jakie wymagania techniczne trzeba spełnić przy udziale zdalnym?
Przed planowanym połączeniem uczestnik postępowania powinien upewnić się, że jego sprzęt oraz łącze internetowe odpowiadają wymaganiom opublikowanym przez Prezesa Izby na stronie internetowej KIO. Zaniedbanie tego etapu bywa ryzykowne, ponieważ Izba dysponuje instrumentami pozwalającymi na wykluczenie danej osoby z udziału w czynnościach zdalnych. Do sytuacji, w których takie wykluczenie może nastąpić, należą między innymi:
- warunki w miejscu przebywania uczestnika, które nie licują z powagą Izby;
- okoliczności stanowiące przeszkodę do dokonania czynności procesowych;
- zachowanie uczestnika budzące uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności z jego udziałem.
W każdym z tych przypadków Izba może w drodze postanowienia odmówić danej osobie udziału w rozprawie zdalnej, a skutek jest wtedy taki sam, jak przy zwykłym niestawiennictwie. Co istotne, na to postanowienie nie przysługuje skarga do sądu, więc warto podejść do przygotowania technicznego z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast liczyć na możliwość późniejszego zakwestionowania decyzji Izby.
Na czym polega nowa prekluzja dowodowa?
Zmiany w prawie zamówień publicznych 2026 wprowadzają też istotne ograniczenie w zakresie momentu, w którym strony mogą przedstawiać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Dotychczas dopuszczalne było zgłaszanie nowych dowodów aż do zamknięcia rozprawy, co dawało stronom sporą swobodę w budowaniu strategii procesowej w miarę rozwoju sprawy. Od 13 marca 2026 roku dowody trzeba przedstawić wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem do postępowania odwoławczego albo najpóźniej w piśmie złożonym dzień przed terminem rozprawy lub posiedzenia. Brak aktywności dowodowej w odpowiednim terminie skutkuje definitywną utratą możliwości powołania danego dowodu, co czyni tę zmianę jedną z najbardziej wymagających dla praktyki pełnomocników i samych wykonawców.
Co to oznacza w praktyce dla firm biorących udział w przetargach?
Przepis regulujący prekluzję dowodową rodzi pytania interpretacyjne, zwłaszcza w kontekście przystąpienia do postępowania odwoławczego. Znowelizowane przepisy wskazują bowiem na obowiązek składania dowodów już wraz z przystąpieniem, co sugeruje, że termin na aktywność dowodową dla przystępującego może materializować się wcześniej, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Praktyka orzecznicza dopiero się wykształci w pierwszych miesiącach funkcjonowania nowelizacji, jednak firmy nie powinny czekać na jej ukształtowanie się, zanim zaczną dostosowywać swoje procedury wewnętrzne. Poniższe zestawienie porządkuje najważniejsze terminy graniczne obowiązujące od marca 2026 roku.
| Sytuacja procesowa | Termin na przedstawienie dowodów |
|---|---|
| Wnoszenie odwołania | wraz z treścią odwołania |
| Odpowiedź na odwołanie | wraz z odpowiedzią na odwołanie |
| Przystąpienie do postępowania odwoławczego | wraz z przystąpieniem lub najpóźniej dzień przed rozprawą |
| Inne pismo procesowe | najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie |
Jak przygotować się do zmian w prawie zamówień publicznych?
Skoro moment na przedstawienie dowodów przesunął się na wcześniejszy etap postępowania, firmy startujące w przetargach powinny zmienić sposób, w jaki gromadzą dokumentację jeszcze przed złożeniem odwołania. W praktyce sprawdza się kilka nawyków, które warto wdrożyć możliwie szybko:
- Kompletowanie dokumentacji przetargowej i korespondencji z zamawiającym na bieżąco, a nie dopiero po decyzji o wniesieniu odwołania.
- Konsultowanie ze specjalistą od zamówień publicznych zakresu potencjalnych zarzutów jeszcze przed upływem terminu na odwołanie.
- Przygotowanie zaplecza technicznego pod udział zdalny w rozprawie z odpowiednim wyprzedzeniem, zgodnie z wymaganiami publikowanymi przez KIO.
Wyjątki od zasady prekluzji dowodowej mają charakter ograniczony i dotyczą sytuacji, w których wcześniejsze powołanie dowodu było obiektywnie niemożliwe albo potrzeba jego przedstawienia wynikła dopiero w toku postępowania. Nie warto jednak liczyć na te wyjątki jako na główną strategię procesową, ponieważ ich zastosowanie zależy od oceny Izby w konkretnym stanie faktycznym.
Dlaczego warto śledzić kształtującą się linię orzeczniczą?
Nowelizacja PZP 2026 dopiero zaczyna być stosowana w praktyce, a to oznacza, że wiele kwestii interpretacyjnych zostanie doprecyzowanych przez orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w najbliższych miesiącach. Dotyczy to zwłaszcza wspomnianego wcześniej momentu, w którym aktualizuje się obowiązek dowodowy przystępującego, ale również praktycznego stosowania przesłanek pozwalających Izbie na wykluczenie uczestnika z rozprawy zdalnej. Wojciech Merkwa, radca prawny i partner kierujący praktyką zamówień publicznych w kancelarii JDP, opisał te zmiany szerzej w newsletterze JDP poświęconym zmianom w prawie zamówień publicznych z marca 2026 roku (link), gdzie znajduje się także pełne brzmienie kluczowego przepisu regulującego terminy dowodowe.
Firmy, które regularnie biorą udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, zyskują najwięcej wtedy, gdy traktują te zmiany jako sygnał do przebudowy własnych procedur wewnętrznych, a nie jako jednorazową ciekawostkę prawną. Wcześniejsze gromadzenie dowodów, bieżące śledzenie orzecznictwa KIO oraz sprawne przygotowanie techniczne do rozpraw zdalnych stają się elementami, które realnie wpływają na skuteczność prowadzonych sporów przed Izbą.
